Samtlige arkivets medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer har, hvad enten de er fastansatte, midlertidigt beskæftigede eller frivillige medarbejdere, ubetinget tavshedspligt med hensyn til personfølsomme oplysninger, som kommer til deres kendskab under arbejdet i arkivets tjeneste. Tavshedspligten omfatter forhold, som man i arbejdet bliver bekendt med, og hvis hemmeligholdelse enten ifølge sagens natur er påkrævet eller er specifikt påbudt.
Tavshedspligten ophører ikke ved fratrædelsen, og brud på denne kan være strafbart efter gældende lov.
Når du begynder som frivillig medarbejder skal du derfor underskrive en erklæring om, at du er blevet informeret om tavshedspligten, hvor du lover at du ikke vil bryde tavshedspligt, hverken under eller efter din ansættelse.
Reglerne for tavshedspligt fremgår af Forvaltningsloven, kap. 8 vedr. tavshedspligt, hvor de centrale bestemmelser fremgår nedenfor:
§ 27. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, med hensyn til oplysninger om
- enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold og
- tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el. lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at oplysningerne ikke videregives.
Stk. 2. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har desuden tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, når det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar. Det samme gælder, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, herunder når fortrolighed følger af en EU-retlig eller folkeretlig forpligtelse el.lign.
Stk. 3. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har herudover tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, når det er nødvendigt at hemmeligholde en oplysning til beskyttelse af væsentlige hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser, herunder forholdet til andre lande eller internationale organisationer.
Stk. 4. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har endvidere tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, med hensyn til oplysninger, som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til
- forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,
- gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,
- det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,
- forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter eller
- private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
Stk. 5. Inden for den offentlige forvaltning kan der kun pålægges tavshedspligt med hensyn til en oplysning, når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser som nævnt i stk. 1-4.
Stk. 6. En forvaltningsmyndighed kan bestemme, at en person uden for den offentlige forvaltning har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som myndigheden videregiver til den pågældende uden at være forpligtet hertil.
Stk. 7. Fastsættes der i henhold til § 1, stk. 3, regler om tavshedspligt, eller pålægges der tavshedspligt efter stk. 6, finder straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f tilsvarende anvendelse på overtrædelse af sådanne regler eller pålæg.